Vaski_logo_v_ri_vaaka_su-ru-eng.jpg
Asiakkaan kirjasto -projektin väliraportti tässä:
Liitteet:

Johdanto


Asiakkaan kirjasto -projektin tarkoituksena on tuoda kirjasto asiakkaan ulottuville uudella tavalla lisäämällä kirjastojen houkuttelevuutta ja rakentamalla vuorovaikutteisia palveluja. Projektin aikana maakunnan kirjastoverkkoa suunnitellaan kokonaisuutena ja luodaan Vaski-kirjastoille yhteisiä toimintaperiaatteita ja toimintatapoja korostaen yhteistä asiakkuutta. Vaski-järjestelmän sisällä laaditaan yhteinen kokoelmapolitiikka, jonka avulla saadaan kokoelmat tehokkaammin käyttöön ja säästetään pitkällä tähtäimellä myös kustannuksissa. Projekti tähtää kirjastojen yhteiskunnallisen hyödyn esiintuomiseen huomioimalla erilaiset käyttäjäryhmät ja verkostoitumalla eri yhteistyötahojen kanssa.

Tavoitteet

Vaski-johtoryhmän on hyväksynyt projektille seuraavat tavoitteet:
- kehittää yhteistyössä asiakastarpeiden selvittämistapoja ja kirjastojen palvelutuotteita (fyysiset ja verkkopalvelut)
- hyödyntää tekniikan mahdollisuuksia ja kokeilla uusia sovelluksia (fyysisissä kirjastoissa sekä verkko- ja mobiilipalveluissa)
- selkeyttää ja yhtenäistää toimintatapoja alueiden erityispiirteitä kunnioittaen (mm. yhteiset kokoelmalinjaukset, verkkoviestinnän linjaukset ja markkinointiohjelma)
- määritellä kirjastopalvelujen laadulliset kriteerit sekä kirjastojen toimintakonseptit (opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yleisten kirjastojen laatusuositus)
- tiivistää yhteistyötä käyttäjäkoulutuksessa ja tapahtumatuotannossa
- parantaa osaamista sekä lisätä asiantuntemuksen vaihtoa ja henkilöstön keski-näistä yhteistoimintaa (mm. yhteisen henkilökunnan ja henkilöstökierron avulla).

Projektin omistajuus ja ohjaus

Vaski-yhteistyötä johtaa Vaski-johtoryhmä, jonka jäseniä ovat Vaski-kirjastojen kirjastotoimenjohtajat tai heidän valtuuttamansa henkilöt.
Projektin omistajana on Turun kaupunginkirjasto ja sen ohjausryhmänä toimii Vaski-johtoryhmä. Vaski-johtoryhmän tehtävänä on projektin ohjaus ja projektiin mahdollisesti tulevien muutosten hallinta sekä väli- ja lopputulosten hyväksyminen sekä toimintaan liittyvien periaatepäätösten teko.
Turun kaupunginkirjaston organisaatiossa Asiakkaan kirjasto –projekti kuuluu toimintayksikköön 26302 Projektit, josta vastaa palvelujohtaja Ulla-Maija Maunu.

Rahoitus

Projektille haettiin rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöstä syksyllä 2009 ja OKM myönsi projektille 100 000 € huhtikuussa 2010.

Aikataulu

Projekti on aloitettu keväällä 2010 ja alkuperäisen aikatulun mukaan projektin oli tarkoitus päättyä vuoden 2011 lopussa. Hyvin todennäköistä on, että projektille haetaan jatkoaikaa vuoden 2012 loppun asti. Jatkohanke: Lisää älyä ja toiminnallisuutta palveluun (OKM myöntänyt projektille huhtikuussa 2011 150 000 € hankeavustusta)

Työskentelyperiaatteet

Laaja osallistuminen
- Työskentely tapahtuu johtoryhmän ja strategiaryhmän lisäksi pienissä työryhmissä, joilla on rajatut tehtävät
- Joka kirjastossa tapahtuu jotakin
Ennakkoluulottomat kokeilut
- Henkilökunnan innostuksen vapauttaminen, aloitteiden ja kehittämisideoiden etsiminen ja toteutus
- Moniammatillinen yhteistyö
- Monipuoliset opetus- ja oppimismenetelmät koulutuksessa
- Nopea reagointi
- Virheiden salliminen
Käyttäjät mukaan
- Asiakkaiden kanssa yhteistyössä
- Yhteistyö kolmannen sektorin kanssa

Projektin tilannekatsaus

Strategiatyöpajat

Projekti käynnistyi toukokuussa 2010 Vaski-johtoryhmän strategiatyöpajalla, jossa NetEffect konsultti Janne Marniemi esitteli suuntaviivoja strategian laadintaan. Toinen suunnittelutyöpaja pidettiin 19.8.2010 ja silloin nimettiin projektiin strategiaryhmä.

Ohjausryhmän kokoukset

Ohjausryhmänä toimivalla Vaski-johtoryhmä on käsittelyt projektiin liittyviä asioita seuraavissa kokouksissa:
Vuosi 2010
- huhtikuu OKM:n rahoitus projektilla varmistui
- toukokuu Vaski-johtoryhmän strategiatyöpaja
- 19.8.2010 Strategiatyöryhmän nimeäminen
- 19.10.2010 Projektin tavoitteiden hyväksyminen
- 19.10.2010 Päätös työryhmien perustamisesta
- 14.12.2010 Projektisuunnitelman hyväksyminen
Vuosi 2011
- 12.1.2011 Työryhmien toimintasuunnitelmien käsittely
- 15.2.2011 Työryhmien toimintasuunnitelmien hyväksyminen
- 9.3.2011 Henkilöstö- ja luettelointiryhmän toimintasuunnitelmat
- 26.5.2011 Logistiikkaryhmän toimintasuunnitelma; Väliraporttien esittäminen

Strategiaryhmä

Kokouksessaan 19.8.2010 johtoryhmä valitsi strategiaryhmän jatkamaan ja syventämään Vaski-strategiaprosessia ja tekemään esityksen Vaski-johtoryhmälle strategisista linjauksista. Strategiaryhmään kuuluvat:
  • Kirjastotoimenjohtaja Inkeri Näätsaari, Turun kaupunginkirjasto, puheenjohtaja
  • Kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja Tiina Salo, Raision kaupunginkirjasto, varapuheenjohtaja
  • Kirjastonjohtaja Sirpa Ikala-Suomalainen, Vehmaan kunnankirjasto
  • Vt. kirjastonjohtaja Viktoria Kulmala, Mynämäen kunnankirjasto
  • Palvelujohtaja Ulla-Maija Maunu, Turun kaupunginkirjasto
  • Kirjastotoimenjohtaja Tarja Tuomi, Naantalin kaupunginkirjasto
  • Kirjastotoimenjohtaja Tarja Vuorinne, Laitilan kaupunginkirjasto
Sihteerinä toimii projektipäällikkö Kaarina Koskinen, Turun kaupunginkirjasto.
Strategiaryhmä on kokoontunut kerran kuussa ja sen toiminta on muuttunut projektin aikana yhä enemmän Vaski-johtoryhmälle asioita valmistelevaksi työvaliokunnaksi.

Työryhmät ja niiden toiminta

Projektin pääasiallinen työ tapahtuu työryhmissä, joiden tarkemmista aikatauluista päätetään vuoden 2011 alkupuolella. Tavoitteena on, että jokainen työryhmä esittää tilannekatsauksen, välituloksen ja lopputyöskentelyn suunnitelman toukokuussa 2011. Alustavan aikataulun mukaan projekti päättyy vuoden 2011 lopussa.

Vaski-johtoryhmä on kokouksessaan 19.10.2010 päättänyt alatyöryhmien perustamisesta projektin toteuttamiseen. Kokouksessa päätettiin perustaa viisi työryhmää: kokoelmaryhmä, verkkoviestinnän ryhmä, markkinointiryhmä, Vaski-lainauspalvelut -ryhmä ja Lasten Vaski –ryhmä. Vaski-johtoryhmä nimesi kokouksessaan 16.11.2010 työryhmät, niiden puheenjohtajat, ydinryhmien jäsenet ja asiantuntijajäsenet ja hyväksyi niille annetut tehtävät.

Lisäksi VaskIT-projektiryhmän tehtävää laajennettiin käsittelemään järjestelmän uusimista laajemminkin ja sitä varten voidaan nykyistä VaskIT-projektiryhmän kokoonpanoa tarvittaessa laajentaa. Keväällä 2011 perustettiin vielä henkilöstötyöryhmä. Tapahtumatuotanto ja mediakasvatus –ryhmä käynnistyy loppusyksystä 2011.

Työryhmille annettiin seuraavat tavoitteet:
- Asiakaslähtöisyyden kehittäminen
  • Asiakastarpeiden selvittäminen
  • Palvelutuotteiden kehittäminen
- Teknologian hyödyntäminen
- Toimintatapojen yhtenäistäminen
- Yhteiset kokoelmalinjaukset

  • Verkkoviestinnän kehittäminen
  • Palvelujen markkinointi
- Laatuyhteistyö
  • Laadulliset kriteerit ja toimintakonseptit (OKM:n laatusuositus 2010)
- Yhteinen panostus osaamiseen
  • Asiantuntemuksen vaihto ja henkilöstön yhteistoiminta
- Yhteisen tapahtumatuotannon kehittäminen ja mediakasvatuksen edistäminen